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Em conformidade com a Instrução CVM nº 570 (“IN CVM 570/15”), a partir do dia 1º de janeiro de 2017 se tornará obrigatória a adoção, pelas companhias abertas, da nova forma de voto e participação de acionistas à distância em Assembleias Gerais. Publicada pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) em 18 de novembro de 2015, a Instrução regula a Instrução CVM nº 561/2015, promovendo alterações à Instrução CVM nº 481/2009.

Nos termos da IN CVM 570/2015, o exercício à distância do direito de voto (i) se tornará obrigatório em 2017 para Companhias que tenham ao menos 1 (uma) espécie ou classe de ações compreendida no Índice Brasil 100 – IBrX-100 ou no Índice Bovespa – IBOVESPA; e (ii) se tornará obrigatório, a partir de 2018, para as Companhias abertas da categoria A que estejam autorizadas por entidade administrativa de mercado à negociação de ações em bolsa de valores.

A implementação do direito de voto à distância se dará mediante o Boletim de Voto à Distância, documento eletrônico cujo conteúdo consta do Anexo 21-F da Instrução CVM nº 481/2009. Os Boletins deverão ser disponibilizados pela Companhia em até 1 (um) mês antes da realização da Assembleia Geral, acompanhados das informações necessárias ao exercício do direito de voto, conforme descritas na Instrução CVM nº 481/2009.

Os Boletins de Voto à Distância deverão conter instruções para os acionistas acerca (i) do referido direito de voto e (ii) da participação à distância na Assembleia Geral, assim como (iii) todas as matérias da Ordem do Dia, que deverá ser formulada na forma de proposta e ter seu autor indicado.

O voto à distância poderá ser implementado de 2 (duas) diferentes formas: (i)mediante envio direto à Companhia; ou (ii) por transmissão de instruções a prestadores de serviços. Optando o acionista pelo envio direto do voto à Companhia, esta deverá recebê-lo em até 7 (sete) da realização da Assembleia Geral, desde que cumpridas pelo acionista todas as formalidades e instruções indicadas. Optando o acionista pela transmissão do voto por intermédio de prestadores de serviço, a Companhia deverá receber, em até 48 (quarenta e oito) horas da realização da Assembleia, o mapa analítico e o mapa sintético das instruções de voto.

Em relação aos Boletins enviados diretamente pelos acionistas, a Companhia deverá confirmar o recebimento e a regularidade do Boletim recebido e comunicar, caso haja, a necessidade de retificação ou reenvio, no prazo de até 3 (três) dias contados do recebimento do respectivo Boletim. Já em relação ao voto transmitido por prestador de serviço, a Companhia deverá divulgar o mapa sintético em até 48 (quarenta e oito) horas da realização da Assembleia Geral.

É dever da Companhia, na véspera da Assembleia Geral, divulgar mapa sintético de votação à distância consolidado – independentemente da forma de exercício -, que deverá ser lido pelo Presidente da Assembleia Geral.

O acionista que exercer o seu direito de voto à distância poderá, ainda, indicar propostas de matérias a serem deliberadas na Assembleia, desde que preenchido o quórum para tanto. A solicitação de inclusão de matéria na Ordem do Dia deverá ser dirigida ao Diretor de Relação com Investidores, por escrito, no período compreendido entre o 1º (primeiro) dia útil do exercício social e até 45 (quarenta e cinco) dias antes da data de realização da Assembleia.

Na hipótese de proposta de inclusão de candidatos ao Conselho de Administração e ao Conselho Fiscal da Companhia por acionista que exercer o seu direito de voto à distância, a propositura deverá ser formulada no período compreendido entre o 1º (primeiro) dia útil após a ocorrência de evento que justifique a convocação da Assembleia Geral para eleição dos respectivos membros e até 35 (trinta e cinco) dias antes da realização da Assembleia Geral. A Companhia, além disso, deverá divulgar, em até 7 (sete) dias úteis após a ocorrência do evento, a data (ainda que provisória) para realização da Assembleia Geral, em conjunto com o prazo para a inclusão de candidatos por meio de Boletim de Voto a Distância.

Em até 3 (três) dias úteis do recebimento da solicitação de inclusão de matérias e/ou de candidatos, a Companhia deverá confirmar a inclusão e informar e justificar, se for o caso, a não inclusão do referido, orientando ainda o acionista sobre como corrigir a solicitação.

Os acionistas que fizerem uso dos Boletins de Voto serão considerados, para todos os efeitos legais, como presentes e signatários da Ata de Assembleia Geral.

A IN CVM 570/20015 busca, entre outros, reduzir os custos para os acionistas e para a Companhia, bem como incentivar a participação dos acionistas nas Assembleias Gerais, reduzindo os casos de falta de quórum para aprovação de determinadas matérias.