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Abril 2020
Em 30.03.2020, foi publicada a Medida Provisória nº 931/2020 que, dentre outras alterações, modificou a Lei das S/A e o Código Civil, possibilitando que sócios e acionistas participem a distância das assembleias e reuniões de sócios, nas sociedades limitadas, e de assembleias gerais, nas companhias fechadas (para maiores informações, clique aqui) e delegou ao Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração — DREI competência para regulamentar a participação e o voto a distância, o que foi realizado através da Instrução Normativa DREI nº 79/2020 (“IN 79/20”).
Participação a distância e sistema eletrônico
A IN 79/20 introduziu as modalidades de conclave (a) semipresencial, quando acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar tanto presencialmente quanto a distância; e (b) digital, quando todos os participantes somente puderem participar a distância.
Com a introdução das novas modalidades de participação, o acionista participando a distância será considerado presente na assembleia geral ou na reunião de sócios caso: (a) envie boletim válido de voto a distância, com 5 (cinco) dias de antecedência ao conclave; ou (b) registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância, seja pessoalmente ou por meio de representante.
Caberá à sociedade disponibilizar sistema eletrônico, sendo necessária a adoção de sistema e tecnologia acessíveis e que possibilitem a participação e votação a distância na assembleia/reunião semipresencial ou digital.
Tal sistema deve cumprir os requisitos mínimos para assegurar que a participação dos acionistas ou sócios para a assembleia/reunião de sócios semipresencial ou digital se aproxime ao máximo daquela realizada em conclaves presenciais.
Dessa forma, a IN 79/20 dispõe que o sistema deverá garantir: (i) a segurança, confiabilidade e transparência da assembleia/reunião de sócios; (ii) o registro e presença dos participantes; (iii) a participação a distância daqueles presentes durante todo o conclave; (iv) o exercício do direito de voto a distância, bem como seu respectivo registro; (v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a assembleia/reunião de sócios; (vi) a possibilidade de recebimento de manifestações escritas dos participantes pela mesa; (vii) a gravação integral da assembleia/reunião de sócios, que deverá ficar arquivada na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la (atualmente, de 2 (dois) anos nas companhias, e 3 (três) anos no caso das sociedades limitadas); e (viii) a participação dos administradores, daqueles cuja participação seja obrigatória ou de pessoas autorizadas a participar do conclave.
Ressalte-se que a sociedade não poderá ser responsabilizada por deficiências ou problemas decorrentes dos equipamentos eletrônicos ou conexão de internet dos acionistas, sócios ou seus representantes.
Ademais, a IN 79/20 também prevê que as assembleias/reuniões de sócio já convocadas, mas que ainda não foram realizadas poderão ocorrer nos termos da IN, desde que com a presença de todos os acionistas ou sócios, ou mediante declaração expressa de sua concordância.
Convocação, documentos e informações
A convocação, instalação e deliberação nas assembleias/reuniões de sócios que forem realizadas na modalidade semipresencial ou digital deverão seguir as normas da Lei das S/A, no caso das companhias fechadas, e do Código Civil, no caso das sociedades limitadas, bem como o disposto nos respectivos documentos societários (estatuto ou contrato social, acordo de acionistas etc.).
Ainda, o instrumento de convocação deverá informar, em destaque, sempre que o conclave for realizado nas modalidades semipresencial ou digital, bem como deverá incluir instruções detalhadas sobre como os acionistas ou sócios poderão participar e votar a distância ou, alternativamente, informar endereço eletrônico na internet onde tais instruções podem ser encontradas.
O anúncio de convocação também deverá listar os documentos necessários para admissão do acionista, sócio ou seus representantes à assembleia/reunião de sócios, que poderão enviar a documentação até 30 (trinta) minutos antes do início do conclave.
Por fim, os documentos cuja disponibilização prévia é exigida por lei também deverão ser disponibilizados por meio digital, sempre que o conclave for realizado por meio digital ou semipresencial.
Boletim de voto
A IN DREI 79/20 introduziu, nas companhias fechadas e sociedades limitadas, a participação mediante o boletim de voto, cujo uso já era regulamentado, no caso das companhias abertas, desde 2015, mediante a alteração da Instrução CVM 481/2009, que introduziu o regramento para o exercício de votos a distância pelos acionistas de companhias abertas. A esse respeito, para acessar o nosso informe acerca do regime aplicável às assembleias gerais de companhias abertas no contexto da pandemia de COVID-19, clique aqui.
Assim, a participação do acionista, sócio ou representante poderá ocorrer tanto através de atuação do participante via sistema eletrônico, quanto mediante envio prévio de boletim de voto, que deverá ser fornecido pela sociedade ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a assembleia/reunião de sócio semipresencial ou digital. Tanto no caso das sociedades limitadas quanto das companhias fechadas, o boletim deverá ser enviado ao acionista até 8 (oito) dias antes da realização do conclave.
Além das matérias constantes da ordem do dia, o boletim de voto a distância precisará conter instruções sobre seu envio à sociedade, os documentos que devem ser encaminhados conjuntamente e as formalidades que precisarão ser cumpridas para que o voto seja considerado válido. Além disso, as matérias serão descritas de forma neutra, clara e objetiva, com a formulação de uma proposta, a qual o acionista poderá aprovar, rejeitar ou abster-se.
Uma vez recebido o referido boletim, ele deverá ser devolvido preenchido à sociedade com até 5 (cinco) dias de antecedência à data de realização da assembleia ou reunião, sendo que a sociedade terá o prazo de 2 (dois) dias do recebimento para: (a) comunicar ao participante do conclave que o boletim de voto e a documentação enviada são suficientes para validar o voto do acionista, sócio ou representante; ou (b) informar a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto ou dos documentos que o acompanham, sendo certo que qualquer retificação deverá ser realizada até o prazo de 5 (cinco) dias antes da realização da assembleia/reunião de sócios.
Assim, dado que o prazo de antecedência para a convocação é de, ao menos, 8 (oito) dias e que o prazo mínimo de envio dos boletins de voto, inclusive os retificados, é de 5 (cinco) dias de antecedência, para que seja possível realizar eventuais retificações de boletins de voto e o respectivo envio tempestivo, é conveniente que sócios e acionistas que utilizem esta ferramenta realizem o envio dos boletins de voto com a maior brevidade possível, para que haja tempo hábil para a análise pelas sociedades limitadas e companhias acerca da necessidade de retificação ou não e para a respectiva validação.
De qualquer forma, o envio do boletim de voto não elimina a possibilidade do acionista, sócio ou representante se fazer presente no conclave semipresencial ou digital e exercer seu direito de voto. Nesta hipótese, o boletim de voto enviado pelo participante deverá ser desconsiderado.
Ata da assembleia/reunião de sócios
As assembleias/reuniões de sócios digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade, para todos os efeitos, sendo que os livros societários e as atas das respectivas assembleias/reuniões de sócios semipresenciais ou digitais serão assinadas pelo presidente e secretário da mesa, a quem caberá certificar os acionistas ou sócios presentes, consolidando neste documento a lista de presença.
Ainda deverá constar da ata da assembleia/reunião de sócios a informação quanto à modalidade em que foi realizada, se semipresencial ou digital, bem como a forma de participação e votação a distância.
Considerando a possibilidade de elaboração da ata do conclave apenas em versão digital, a IN 79/20 exige que, neste caso, o presidente ou secretário declare expressamente o cumprimento de todos os requisitos para sua realização, incluindo aqueles constantes da IN 79/20.
Por sua vez, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser realizadas através de certificado digital credenciado pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio que possa comprovar a autoria e integridade dos documentos, sendo certo que todos os documentos deverão estar disponíveis para consulta e impressão dos acionistas e sócios a qualquer momento.